Privacyverklaring Hei-Sei-Do Sport

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen. Wij als sportclub zijn verantwoordelijk voor het de verwerking van jouw persoonsgegevens en willen wij jouw toestemming hiervoor als je:

  • Lid bent van de vereniging;
  • Ingeschreven wilt worden als lid;
  • Vrijwilliger of medewerker bent of wilt worden;
  • Sponsor bent of wilt worden;
  • Toeleverancier bent.

De toestemming geef je ons door het invullen van de onderstaande toestemmingsverklaring. Ben je jonger dan 16 jaar, dan dient de toestemmingsverklaring te worden ingevuld door een van jouw ouders, verzorgers of voogd.

Indien je na het doornemen van onze privacy voorwaarden en fotoprotocol, of in algemenere zin vragen hebt over de AVG, kan je contact opnemen met Marloes Ruijters.

Wie zijn wij?

Wij zijn Hei-Sei-Do Sport, opgericht in 1975 en als vereniging ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40189755 met als opgegeven vestigingsadres: Heistraat 16, 6071 CJ te Swalmen. Wij zijn te bereiken op het telefoonnummer 06-51119981 en via het emailadres cjanssen@heiseido.nl. Op onze website www.heiseido.nl is informatie te vinden over onze vereniging.

Begrip

Wij vragen als vereniging jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken

Ben je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of deelnemer aan een door de Hei-Sei-Do Sport georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de hiergenoemde zaken ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval voor meer informatie in onze overige AVG documentatie die wij via de website beschikbaar stellen. Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de wet AVG bepalend.

Algemeen

Wij maken graag foto’s en films van wedstrijden, trainingen en andere activiteiten op onze website en social media (Facebook en Instagram) pagina’s te plaatsen. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto staat. Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor examens en toernooien. De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor het verwerken van de contributie, indelingen bij toernooien en aanmeldingen bij examens.

Hierbij geven we jou een overzicht van de soort gegevens die wij bewaren met betrekking tot jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd/verzorger van bent en sport bij Hei-Sei-Do Sport en vermelden daarbij waarvoor wij deze gebruiken.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hei-Sei-Do Sport houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
  • Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het opgeven voor toernooien georganiseerd door andere verenigingen;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Hei-Sei-Do Sport zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen kan je contact opnemen met Marloes Ruijters.

Aanmelden en lidmaatschap

Het inschrijven en je aanmelden als lid van Hei-Sei-Do Sport kan uitsluitend via het aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jou gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie. Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe een wettelijke grond is. In de onderstaande tabel kun je snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie de persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Ontvangers
  –          Voornaam

–          Achternaam

–          Adres

–          Geboortedatum

–          Telefoonnummer

–          Graad/band en datum waarop behaald

–          Tak van sport

–          Bondsnummer (van JBN)

–          E-mailadres

Uitvoering van de overeenkomst om lid te worden van de vereniging Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 12 maanden Administratie, bestuursleden

Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie

Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaalt door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derden partij voor:

  • De groepsapp voor de technische trainingen en/of wedstrijdtrainingen (indien van toepassing);
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (indien van toepassing).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken middels een verwerkingsovereenkomst om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU

Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven door de ouder, voogd, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou en het recht om van Hei-Sei-Do Sport als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving noodzakelijk zijn aan te houden.

Juistheid gegevens

Jijzelf blijft als lid of relatie van Hei-Sei-Do Sport verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders, verzorger of voogd.

Beveiligen van de gegevens

Hei-Sei-Do Sport zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor gangbare programma apparatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

Bij een geconstateerd datalek doen wij altijd aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij tevens de volgende maatregelen genomen;

  • Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens Hei-Sei-Do Sport van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

Hei-Sei-Do Sport heeft een persoon aangesteld die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. Deze persoon is Marloes Ruijters. Voor vragen met betrekking tot de AVG, kan je bij haar terecht en zij staat je graag te woord. Verder is er via de website ook de mogelijkheid om contact op te nemen of kan je een andere medewerker aanspreken. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de van overheidswege ingestelde toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen van het privacy beleid

Hei-Sei-Do Sport past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website https://www.heiseido.nl zal steeds de meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. Wij raden je dan ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging er alles aan doen je per social media en via de website te informeren.